--- title: Auftragsverarbeitungsvertrag version: 2026-08-dpa-v1 effective_from: 2026-08-23 status: final --- Zwischen **the MVP company Kft., Sitz 2162 Őrbottyán, Táncsics Mihály utca 50., Ungarn, Handelsregisternummer 13-09-223340, auftretend unter der Bezeichnung AI Finance Team** („Auftragsverarbeiter“, „AIFT“) und der in der Bestellung bezeichneten Buchhaltungskanzlei („Kunde“). Dieser Vertrag wird nach Art. 28 DSGVO geschlossen. **Einbeziehung.** Dieser AVV ist Bestandteil des Dienstleistungsvertrags ([Nutzungsbedingungen](/legal/terms)) und wird mit dessen Abschluss durch den Kunden rechtlich verbindlich; eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich. Eine gegenzeichnungsfähige Ausfertigung stellen wir auf Anfrage bereit. ### 1. Rollen und die Verarbeitungskette 1.1 Der Kunde nutzt AIFT, um Buchhaltungsdaten seiner eigenen Mandanten („Mandanten“) zu verarbeiten. 1.2 Je nach Ausgestaltung des Verhältnisses zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Mandanten handelt der Kunde als **Verantwortlicher** oder als **Auftragsverarbeiter**. Ist der Kunde selbst Auftragsverarbeiter, handelt AIFT als **Unterauftragsverarbeiter**; der Kunde sichert zu, dass seine Vereinbarung mit dem betreffenden Verantwortlichen die Beauftragung von AIFT zu diesen Bedingungen gestattet. 1.3 AIFT verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich wie in diesem AVV und in Anhang 1 beschrieben und auf dokumentierte Weisung des Kunden (die Konfiguration der Dienste stellt eine Dauerweisung dar), sofern nicht das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats etwas anderes vorschreibt. 1.4 **Umfang der Auftragsverarbeiterrolle.** Dieser AVV regelt die **Kundendaten**: die in den Arbeitsbereichen des Kunden verarbeiteten Buchhaltungsinhalte (Rechnungen, Banktransaktionen, Dokumente, Partner- und Geschäftspartnerdaten sowie die darin enthaltenen personenbezogenen Daten). Für **Konto- und Dienstdaten** (Benutzerkontodaten, die eigenen Abrechnungsdaten des Kunden, Nutzungskennzahlen, Dienst- und Auditprotokolle) handelt AIFT als eigenständiger **Verantwortlicher**, wie in der [Datenschutzerklärung](/legal/privacy) von AIFT beschrieben. AIFT nutzt Dienstdaten für Produktanalysen ausschließlich in aggregierter oder anonymisierter Form und bewahrt Kundendaten nicht über die Löschung nach §9 hinaus auf. ### 2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck Wie in **Anhang 1** angegeben. Dauer: die Laufzeit des Dienstleistungsvertrags zuzüglich der Abwicklungsfrist nach §9. ### 3. Vertraulichkeit AIFT stellt sicher, dass die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Mitarbeitende von AIFT haben keinen dauerhaften Zugriff auf die Arbeitsbereiche des Kunden. Ein Support-Zugriff setzt voraus, dass zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Die Organisationsadministration des Kunden hat ein Support-Zugriffsfenster für die Organisation geöffnet, und innerhalb dieses Fensters ist eine einzelne Mitarbeitersitzung geöffnet. Der Kunde öffnet das Fenster, kann es jederzeit mit einer einzigen Aktion schließen, und das Schließen beendet zugleich jede darunter laufende Sitzung. Eine Sitzung dauert höchstens 24 Stunden, erfordert vor Beginn eine angegebene Begründung und wird mit der Identität der handelnden Person, dem betretenen Arbeitsbereich, der genutzten Rolle und dieser Begründung protokolliert. Der Eintrag bleibt auch nach späteren Änderungen am Profil der Person lesbar. Dieses Fenster ist eine vertragliche Zugriffskontrolle zwischen den Parteien nach Art. 28; es ist keine Einwilligung einer betroffenen Person und ersetzt eine solche nicht. ### 4. Sicherheit (Art. 32) AIFT setzt die in **Anhang 3** beschriebenen Maßnahmen um und hält sie aufrecht. Die Maßnahmen können sich weiterentwickeln; AIFT wird das Gesamtschutzniveau während der Laufzeit nicht wesentlich verringern. ### 5. Unterauftragsverarbeiter 5.1 Der Kunde erteilt eine **allgemeine Genehmigung** für die in **Anhang 2** aufgeführten Unterauftragsverarbeiter, die auch in unserem [Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter](/legal/subprocessors) veröffentlicht sind. 5.2 AIFT kündigt beabsichtigte Hinzufügungen oder Ersetzungen mindestens **14 Tage** im Voraus an (veröffentlichte Seite sowie E-Mail an den Admin-Kontakt des Kunden). Der Kunde kann aus sachlichen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen; die Parteien erörtern den Widerspruch sodann **nach Treu und Glauben** (einschließlich möglicher Alternativmaßnahmen) für bis zu **10 Tage**. Kommt keine Einigung zustande, kann der Kunde die betroffenen Dienste kündigen und erhält eine **anteilige Rückerstattung im Voraus gezahlter, nicht genutzter Entgelte**. 5.3 AIFT verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter zu Datenschutzpflichten, die denen dieses AVV mindestens gleichwertig sind, und haftet für deren Leistungserbringung. 5.4 **Der Ort der KI-Dokumentenverarbeitung ist eine Einstellung des jeweiligen Arbeitsbereichs**, und die EU-Option (AWS Bedrock, Frankfurt) ist für neue Arbeitsbereiche voreingestellt. Ist ein Arbeitsbereich auf die US-Option eingestellt oder benötigt ein Verarbeitungsschritt ein Modell, das in der EU noch nicht verfügbar ist, läuft diese Inferenz über die First-Party-API von Anthropic (Anthropic PBC, USA) auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Embeddings für die semantische Suche laufen stets bei Voyage AI (USA, SCC, keine Datenspeicherung). Die gespeicherten Daten verbleiben in jedem Fall in der EU; die Einstellung betrifft ausschließlich die Verarbeitung. Das vollständige Bild finden Sie im Verzeichnis (Anhang 2, §5). ### 6. Internationale Datenübermittlungen Personenbezogene Daten werden in der EU gespeichert und überwiegend dort verarbeitet (AWS eu-central-1, Frankfurt). Verarbeitet ein Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten außerhalb des EWR (siehe Anhang 2), ist die Übermittlung durch Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. AIFT führt für seine US-Unterauftragsverarbeiter Übermittlungs-Folgenabschätzungen durch und dokumentiert diese. ### 7. Unterstützung des Kunden 7.1 **Betroffenenrechte (Art. 12-23):** AIFT stellt über die Dienste die Mittel bereit, um personenbezogene Daten einzusehen, zu exportieren, zu berichtigen und zu löschen; bei Anfragen, die der Kunde nicht selbst bearbeiten kann, unterstützt AIFT innerhalb angemessener Frist. AIFT antwortet betroffenen Personen nicht unmittelbar und leitet jede bei AIFT eingehende Anfrage an den Kunden weiter. 7.2 **Art. 32-36:** AIFT unterstützt bei der Sicherheit, der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Datenschutz-Folgenabschätzungen und der vorherigen Konsultation, unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der AIFT zur Verfügung stehenden Informationen. ### 8. Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten AIFT benachrichtigt den Kunden **ohne schuldhaftes Zögern, spätestens jedoch innerhalb von 48 Stunden**, nachdem AIFT von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, die die Daten des Kunden betrifft, und zwar mit den nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Informationen, sobald diese verfügbar werden; AIFT wirkt zudem bei den Meldepflichten des Kunden mit. Die Benachrichtigung stellt kein Anerkenntnis eines Verschuldens dar. ### 9. Löschung und Rückgabe 9.1 Während der Laufzeit kann der Kunde seine Daten jederzeit in gängigen Formaten exportieren (XLSX/CSV, Exportformate für Buchhaltungssysteme). 9.2 **Die Beendigung oder der Ablauf des Dienstleistungsvertrags gilt als dokumentierte Löschanweisung des Kunden.** AIFT löscht die Arbeitsbereiche, Datenbankeinträge **und gespeicherten Dokumentdateien** des Kunden innerhalb von **30 Tagen** nach Beendigung mittels seines auditierten Löschverfahrens für Arbeitsbereiche (nach dem Zwei-Schlüssel-Prinzip abgesichert, durch Operatoren ausgeführt), sofern nicht das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats eine Aufbewahrung vorschreibt (insbesondere für Abrechnungsunterlagen nach ungarischem Rechnungslegungsrecht). Sicherungskopien laufen danach mit dem regulären Backup-Zyklus aus. Ein gesondertes Löschersuchen ist nicht erforderlich. 9.3 Auf schriftliche Anfrage erfolgt zunächst die Rückgabe über einen Export und sodann die Löschung nach 9.2. ### 10. Sonderklausel: Zugangsdaten des technischen Benutzers für NAV Online Számla 10.1 Verbindet ein Mandant NAV Online Számla, werden Benutzername, Passwort und XML-Signaturschlüssel des technischen Benutzers vom Mandanten (oder, soweit dazu befugt, vom Kunden) bereitgestellt und **verschlüsselt in einem dedizierten Secrets-Tresor** in der EU-Region gespeichert. 10.2 Diese Zugangsdaten sind in der Anwendung **nur beschreibbar (write-only)**: Weder über eine Oberfläche noch über eine API können sie ausgelesen werden, auch nicht durch Mitarbeitende des Kunden oder von AIFT. Sie werden ausschließlich vom automatisierten Synchronisationsdienst im Moment der Verwendung entschlüsselt und in Protokollen unkenntlich gemacht. 10.3 Der technische NAV-Benutzer hat **ausschließlich Leserechte und kann vom Mandanten jederzeit im NAV-Portal widerrufen werden**; das Trennen der Integration beendet jede weitere Erhebung. 10.4 Die abgerufenen NAV-Rechnungsdaten sind die eigenen Steuerdaten des Mandanten und werden ausschließlich im Rahmen des Buchhaltungszwecks nach Anhang 1 verarbeitet. ### 11. Audit AIFT stellt die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung vernünftigerweise erforderlich sind (diesen AVV, das Verzeichnis, die TOM sowie einschlägige Zertifizierungen der Infrastruktur-Unterauftragsverarbeiter, etwa SOC 2 / ISO 27001 von AWS und Supabase). Audits und Überprüfungen: mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen, höchstens einmal jährlich, sofern nicht eine Aufsichtsbehörde etwas anderes verlangt oder eine Schutzverletzung eingetreten ist, während der Geschäftszeiten und ohne Zugang zu Daten anderer Kunden. Die Haftung richtet sich nach §14 der Nutzungsbedingungen. ### 12. Transparenz zur KI-Verarbeitung (informatorisch) 12.1 AIFT setzt Large-Language-Model-Dienste ein, um Dokumente und Transaktionen des Kunden zu extrahieren, zu kategorisieren, abzugleichen und zusammenzufassen. Anbieter und Standorte sind in Anhang 2 aufgeführt. 12.2 **Kundendaten werden nicht zum Training von Modellen verwendet**: Die Vereinbarungen von AIFT schließen dies für jeden KI-Unterauftragsverarbeiter aus. 12.3 Der Kunde kann eigene KI-Assistenten Dritter anbinden (MCP-Schnittstelle). Die Schnittstelle stellt sowohl Lese- als auch Schreiboperationen bereit, sodass ein angebundener Assistent Datensätze nicht nur lesen, sondern auch ändern kann. Solche Verbindungen werden vom Kunden eingerichtet, unterliegen dem eigenen Vertrag des Kunden mit dem jeweiligen Anbieter, fallen nicht unter die Liste der Unterauftragsverarbeiter dieses AVV, können je Organisation deaktiviert werden, und jeder Zugriff wird protokolliert und ist für den Kunden einsehbar. --- ## Anhang 1: Beschreibung der Verarbeitung | Punkt | Beschreibung | |---|---| | **Gegenstand** | Laufende Buchhaltungsvorbereitung: Einlesen von Banktransaktionen und Rechnungen, KI-gestützte Kategorisierung und Abgleich, Prüfung von Ausnahmefällen, Export in Buchhaltungssysteme | | **Dauer** | Laufzeit des Dienstleistungsvertrags zuzüglich der Abwicklung nach §9 | | **Art und Zweck** | Speicherung; Strukturierung; Extraktion (einschließlich OCR und KI-Bilderkennung); Kategorisierung; Abgleich; Zusammenfassung; Export; Verwaltung von Benutzerzugängen; Audit-Protokollierung | | **Kategorien betroffener Personen** | Vertreter und Beschäftigte der Mandanten; Geschäftspartner der Mandanten und deren Ansprechpartner (einschließlich Einzelunternehmern, deren Name und Steuernummer personenbezogene Daten sind); Nutzer der Dienste | | **Kategorien personenbezogener Daten** | Name, geschäftliche Kontaktdaten; Steueridentifikationsmerkmale natürlicher Personen; Bankkontokennungen (IBAN) und Transaktionsdaten (Beträge, Datumsangaben, Verwendungszweck); Rechnungsinhalte; hochgeladene oder per E-Mail übermittelte Dokumente; Benutzerkontodaten (E-Mail, Name, Sprache); Nutzungs- und Auditprotokolle | | **Besondere Kategorien** | Nicht vorgesehen. Können vereinzelt in kundenseitig bereitgestellten Dokumenten auftreten (zum Beispiel in einer Apothekenrechnung); AIFT extrahiert solche Daten nicht und wertet sie über die allgemeine Dokumentenverarbeitung hinaus nicht aus | | **Wesentliche Aufbewahrungsfristen** | Dokumente und Aufzeichnungen: für die Laufzeit, kein automatischer Ablauf, Löschung nach §9. KI-Anfrageprotokolle (Kopien von Prompt und Antwort): 14 Tage für den Abgleich-Scorer, sonst 90 Tage, danach automatische Löschung. Kopien eingehender E-Mails beim E-Mail-Unterauftragsverarbeiter: etwa 3 Tage. Abrechnungsnachweise (ohne Inhalte, je Dokument): 8 Jahre nach ungarischem Rechnungslegungsrecht | ## Anhang 2: Genehmigte Unterauftragsverarbeiter Aktuelle Liste, Standorte und Garantien: siehe unser [Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter](/legal/subprocessors) (maßgeblich ist die bei Vertragsschluss aktuelle Fassung). Zusammenfassung: Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Speicher; AWS Frankfurt), Vercel (Anwendungshosting; Frankfurt), AWS Bedrock (KI-Inferenz; Frankfurt, EU), Anthropic PBC (USA, SCC), Voyage AI (Embeddings; USA, SCC, keine Datenspeicherung), GoCardless (Open Banking; EWR/UK), Sinch/Mailgun (eingehende E-Mails; EU Frankfurt), Resend (ausgehende E-Mails; EU-Versandregion), Stripe (nur Abrechnungskontaktdaten), Cloudflare (Turnstile-Bot-Schutz auf den Authentifizierungsseiten; nur Besucher-IP und Browsersignale), GitHub (statisches Hosting des Hilfecenters; nur Besucher-IPs). ## Anhang 3: Technische und organisatorische Maßnahmen - **Datenstandort:** alle Datenbanken, Dateispeicher und Sicherungskopien in AWS eu-central-1 (Frankfurt); der Anwendungsbetrieb ist auf Frankfurt festgelegt. - **Verschlüsselung:** TLS durchgängig bei der Übertragung; Verschlüsselung im Ruhezustand auf allen Speichern; Zugangsdaten (NAV, bankbezogene Geheimnisse) zusätzlich verschlüsselt in einem dedizierten Tresor, konstruktionsbedingt nur beschreibbar. - **Mandantentrennung:** Jede Tabelle mit Kundendaten erzwingt Row-Level Security in der Datenbank selbst, geprüft bei jeder Abfrage, auch bei Zugriffen über KI-Assistenten und über die API. Die Trennung erfolgt nicht bloß auf Anwendungsebene. - **Zugriffskontrolle:** rollenbasiert (Organisations- und Arbeitsbereichsrollen); ändernde Vorgänge setzen die Rollen serverseitig durch, nicht nur in der Oberfläche; Oberflächen für AIFT-Mitarbeitende sind durch ein gesondertes Staff-Kennzeichen mit dreistufiger Prüfung geschützt; destruktive Vorgänge sind nach dem Zwei-Schlüssel-Prinzip abgesichert und werden auditiert. - **Bankzugangsdaten:** berühren AIFT-Systeme zu keinem Zeitpunkt (PSD2-Redirect-Verfahren bei der Bank; beim lizenzierten Anbieter liegen ausschließlich widerrufbare Zugriffstoken). - **Dokumentenzugriff:** ausschließlich private Speicher-Buckets; zeitlich begrenzte signierte URLs (60 Sekunden bis 1 Stunde); keine öffentlichen URLs. - **Protokollierung und Audit:** administrative Vorgänge, Zugriffe von KI-Assistenten sowie Lebenszyklusereignisse von Abgleichen und Rechnungen werden protokolliert; KI-Anfrageprotokolle werden automatisch gelöscht (14/90 Tage). - **Schutz der Authentifizierung:** Bot- und Credential-Stuffing-Schutz auf den Authentifizierungsoberflächen (Cloudflare Turnstile), Einmal-Token. - **Kein Tracking:** keine Analysewerkzeuge Dritter, keine Marketing-Cookies, keine Tracking-Pixel im Produkt und in transaktionalen E-Mails. - **Sicherung und Wiederherstellung:** anbieterseitig verwaltete Sicherungskopien in derselben Region (Frankfurt); Wiederherstellungsverfahren nach Maßgabe des jeweiligen Infrastrukturanbieters. - **Löschung:** auditiertes Löschverfahren je Arbeitsbereich für Datenbankeinträge und gespeicherte Dateien; Absicherung nach dem Zwei-Schlüssel-Prinzip gegen die Löschung des falschen Ziels. - **Personal:** Vertraulichkeitsverpflichtungen; Zugriff auf die Produktivumgebung nach dem Prinzip der geringsten Rechte; kein dauerhafter Mitarbeiterzugriff auf Arbeitsbereiche des Kunden, begrenzt wie in §3 beschrieben. - **Geheimnisse:** Anwendungs- und Infrastrukturgeheimnisse werden in den verschlüsselten Umgebungsspeichern der Hosting-Plattformen gehalten, niemals in der Versionsverwaltung oder der Anwendungsdatenbank; von einem Mandanten bereitgestellte Zugangsdaten unterliegen zusätzlich der Nur-Schreib-Handhabung nach §10. - **Weitergabe der Pflichten an Unterauftragsverarbeiter:** AVV mit allen Unterauftragsverarbeitern; SCC oder DPF für Verarbeitungen außerhalb des EWR; Übermittlungs-Folgenabschätzungen liegen vor.